Playbook CRM Space prático para atacado de moda — templates, metas por vendedor e KPIs

playbook CRM Space: este documento entrega o passo a passo mínimo para provar receita com Space Sales em 2–4 semanas — inclui escopo do POC, configuração prática na plataforma, templates .json/.yml, metas operacionais e dashboards com KPIs.

Playbook CRM Space — escopo do POC e objetivos (2–4 semanas)

Defina um POC enxuto para provar valor rápido. Duração sugerida: 2–4 semanas com uma amostra de 20–50 leads qualificados (ou 30 leads reais conforme checklist). Objetivos claros:

• Reduzir o Tempo Médio de Resposta (TMR).
• Aumentar a conversão novo→oportunidade em pelo menos 5 pontos percentuais.
• Gerar receita incremental mensurável (ex.: +R$10.000 com base no modelo de ROI abaixo).

Métricas que você deve acompanhar no POC: TMR, conversão por etapa, número de vendas fechadas, receita incremental e % de leads com 3+ contatos. Escopo funcional mínimo no Space Sales para o POC:

• WhatsApp Business API ativo e validado.
• Pipeline customizado para atacado (etapas básicas).
• Automações essenciais: cadências de follow-up, templates dinâmicos e tags automáticas.
• Integração de estoque/ERP opcional (ou campo de estoque manual se não houver integração).

Critérios rápidos de sucesso do POC (exemplo): reduzir TMR ≥50% vs base; aumentar conversão novo→oportunidade ≥5 pp; gerar mínimo de 3 vendas e receita incremental ≥ R$10.000 (ajuste conforme seu ticket médio).

Configuração recomendada no Space Sales (passo a passo)

Siga esta ordem para ter um funil operacional sem depender de desenvolvimento:

1. Conexão e validação

• Conecte a WhatsApp Business API no Space Sales e crie o usuário multicanal. Valide recebimento com mensagens de teste (10 mensagens de verificação).

1. Pipeline e tags

• Crie o pipeline atacado com estas etapas: novo → qualificado → lead-quente → oportunidade → negociação → fechado-ganho / fechado-perdido.
• Padronize tags/status: novo, qualificado, amostra-reservada, negociação, reengajar, SKU-esgotado. Mapeie cada tag para regras de automação.

1. Automações essenciais

• Resposta inicial automática em <24h com opção de rota para cotação, amostra ou tabela por CNPJ.
• Tagueamento "lead-quente" automático se prazo ≤30 dias ou volume ≥ X peças.
• 48h sem resposta → iniciar cadência de reengajamento (mensagens em 3, 7 e 30 dias).
• Bloqueio de proposta automática se estoque = 0 (via integração ERP) ou via campo "estoque manual".

1. Integração de estoque/ERP (opcional)

• Se houver integração, configure consulta de SKU ao montar proposta para bloquear itens esgotados e preencher preços.
• Se não houver, crie campo "estoque manual" e regras para que vendedor confirme antes de enviar proposta.

Checklist técnico curto: WhatsApp Business API, multagente ativo, templates dinâmicos, automações por evento, pipeline customizável e relatórios exportáveis.

Templates práticos e arquivos importáveis (.json/.yml) para atacado de moda

Copie/importe estes itens para operar sem escrever do zero. Teste com 10 mensagens antes do rollout e ative logs de automação.

• Templates chave (pronto para colar/importar):

  • Primeiro contato: “Olá, sou o assistente da [Marca]. Posso ajudar com: 1) Cotação 2) Amostra 3) Tabela por CNPJ? Responda o número.”
  • Qualificação (3 perguntas): “Qual o volume estimado (peças)? Quando pretende comprar/receber? Tem orçamento ou condição desejada?”
  • Proposta/Negociação: “Proposta: [Resumo do pedido], valor: R$ X, validade: 48h. Para confirmar, responda ‘ACEITO’.”
  • Handoff para vendedor: “Encaminhei seu pedido ao time humano. Um vendedor responderá em até 30 min. Resumo: [tags], volume: X, prazo: Y.”
  • Confirmação de amostra: “A amostra foi reservada. Código: [AMOSTRA123]. Retire em até 5 dias ou confirme envio por resposta.”
  • Reengajamento: mensagens padrão para 30 e 90 dias com CTA para atualizar interesse ou pedir nova tabela.

• Fluxos .json/.yml a criar:

  • Qualificação → preencher campos dinâmicos (volume, prazo, CNPJ) → roteamento automático para vendedor com maior carga livre.
  • Proposta automática: monta proposta com campos dinâmicos e validade 48h; dispara lembrete 24h antes do vencimento.

• Tags automáticas e triggers: marcar 'amostra-reservada' ao confirmar; tag 'lead-quente' se volume ≥ X; enviar lembrete 24h antes do vencimento da proposta.

Instrução curta de importação: gere o arquivo .json/.yml conforme o modelo do Space Sales, importe na área de fluxos, faça um teste com 10 interações e verifique logs antes de ativar em produção.

Metas operacionais por vendedor e distribuição de leads

Defina metas claras e simples por vendedor, ajustáveis pelo ticket médio e maturidade do time. Quotas sugeridas:

• Leads contatados por dia: 15–25.
• Follow-ups ativos por vendedor: 40–60.
• Fechamentos alvo/mês por vendedor: 6–12 (varia por ticket).

Meta de contato por lead: mínimo de 3 tentativas em 14 dias — follow-up crítico em 72h, 2º em 7 dias, reengajamento em 30 dias. Fórmula de distribuição simples:

• Priorize lead-quente.
• Depois distribua novos leads por carga: novo_leads ÷ vendedores_disponíveis.
• Ajuste por conversão individual (peso por experiência) quando houver dados suficientes.

SLA operacionais:

• Primeira resposta ≤24h.
• Handoff humano (quando agendado) ≤30 minutos.
• Atualizar status no CRM após cada interação.

Controle diário: checklist que o vendedor completa todo dia — 1) checar fila novo, 2) completar 15 contatos, 3) enviar 5 propostas, 4) atualizar pipeline. Use relatórios do Space Sales para monitorar cumprimento.

KPIs CRM e dashboards para configurar (com metas numéricas)

Configure estes KPIs no Space Sales e crie alertas para ação imediata.

• Tempo médio de resposta (TMR): alvo ≤60 minutos para leads quentes; ≤24 horas para novos leads.
• Conversão por etapa (targets recomendados atacado moda): novo→qualificado = 40–60%; qualificado→oportunidade = 20–35%; oportunidade→fechamento = 10–20%.
• Tempo médio até fechamento (TMF): alvo 7–30 dias; segmente por tipo (amostra vs pedido por grade).
• Engajamento: % leads com 3+ contatos ≥60%; % leads reengajados com sucesso ≥15%.
• KPIs financeiros por vendedor: vendas/mês (meta) e receita média por vendedor; CAC por canal quando possível.

Dashboards práticos para criar:

• Funil em tempo real com conversões por etapa.
• Fila de respostas pendentes (>24h).
• Leads por vendedor e carga atual.
• Propostas expirando nas próximas 48h (alerta automático).

Acione notificações automáticas no Space Sales para filas com TMR acima do alvo e propostas prestes a expirar.

Roteiro de onboarding do time, critérios de sucesso do POC e próximo passo prático

Onboarding (7–10 dias):

• Dia 1: setup de contas, roles e validação do WhatsApp.
• Dias 2–3: treinamento prático com scripts e simulados (foco em handoff e uso de templates).
• Dias 4–7: POC controlado com 20–30 leads reais; check-ins diários de 15 minutos com revisão de métricas.

Rotina semanal do time: 2x revisão de pipeline, 1x análise de propostas expirando, 1x feedback sobre scripts e ajustes de IA.

Critérios de sucesso do POC (exemplo aplicável): reduzir TMR ≥50% vs base; aumentar conversão novo→oportunidade ≥5 pp; gerar mínimo de 3 vendas e receita incremental ≥ R$10.000.

Exemplo rápido de cálculo de ROI para apresentar ao gestor: 100 leads/mês × +5 pp de conversão (10→15%) = 5 vendas a mais × ticket médio R$2.000 = R$10.000 de receita incremental por mês.

Próximo passo prático: autorize a geração do esqueleto do playbook com os .json/.yml prontos e metas ajustadas ao seu número de vendedores — eu preparo o pacote para importar no Space Sales e a planilha de metas para acompanhamento.